三个任务每一步由谁决策附公开来源链接
查看三个任务的处理过程。每个任务都展示请求、说明未能核查内容的回答，以及负责决策的人。
01 / 03记录与政策
核对保留期限表，
逐项标出暂停销毁要求。
工作流范围
重复性工作
档案人员手工对照记录清单与保留期限表。因法律要求暂停销毁的系列，或没有匹配规则的系列，容易遗漏。
要纳入哪些资料
- 获批保留期限表
- 记录清单
- 法律暂停销毁清单
需要配置什么
只读工作流，将各记录系列匹配到您的保留期限表，应用规定的规则，并清晰显示暂停销毁要求及未匹配的系列。使用的是您所在机构的期限表，助手协助匹配名称和起草摘要。
交付项、决策与验收
交付项
记录系列审核清单，附规则与状态，以及供档案管理人员阅读的简短摘要。
由您决策的环节
所有记录如何处理，由档案管理人员决定。助手不删除、不移动，也不标记任何记录为待处置。
如何验收
对照期限表与暂停销毁清单检查每个系列，确认提示项已交档案管理人员，并记录修改及准备时间。
02 / 03记录公开申请
找到相关记录，
由工作人员决定公开。
工作流范围
重复性工作
每次申请都要在多个系统查找，再逐份阅读文档，决定哪些内容可以公开。
要纳入哪些资料
- 申请
- 获批记录来源
- 您所在机构的审核指引
需要配置什么
检索团队可用于回应申请的来源，列出候选记录及其日期，并按机构规定标出需要审核的内容，例如个人联系方式。可按模板起草确认收到申请的回复。
交付项、决策与验收
交付项
候选记录清单，附审核提示及确认收到申请的回复草稿。
由您决策的环节
档案管理人员依据适用法律与流程，决定公开、遮盖或不公开哪些内容。助手不会对记录适用任何豁免规定，也不公开任何内容。
如何验收
从原始来源打开每份列出的记录，确认提示项已交给档案管理人员，并记录其修改。
03 / 03行政文稿起草
起草会议记录，
由记录员正式留存。
工作流范围
重复性工作
会后，记录员依据笔记整理出席情况、议案与表决，草稿须准确对应会议决定。
要纳入哪些资料
- 会议议程
- 记录员笔记
- 会议记录模板
需要配置什么
按自有模板起草，整理出席情况、议程事项及议案，沿用笔记措辞，笔记未说明的地方留空。
交付项、决策与验收
交付项
按模板起草会议记录，供记录员核查。
由您决策的环节
记录员对照笔记检查草稿；如有会议录音或录像，也一并核对，修正后提交批准。会议记录由议事机构批准。
如何验收
对照笔记核查每项议案、表决和姓名，确认空白由记录员补充而非猜测，并将笔记与获批会议记录一并保留。
从您现有的
系统开始。
首个工作流围绕记录系统、共享盘及文档库的授权导出数据确定范围。原生连接器、回写和生产系统集成是需另行约定的交付项，并非默认即用功能。
这些任务的
参考来源。
这些来源为工作流设计、责任分工和验收问题提供参考。具体要求以适用法律、您的流程及职业规范为准，每次部署都与您的团队共同约定并检查。
- 美国国家档案馆：联邦记录管理
联邦指引：机构如何制定政府记录保留期限、保存及处置记录。
- 美国国家档案馆：通用记录保留期限表
联邦保留期限表，为常见行政记录提供处置授权。
- FOIA.gov：什么是 FOIA？
联邦法律：联邦记录的申请、豁免及非豁免信息公开。州与地方法规不同。
- RCW 42.30.035：会议记录
州法律：该州规定应及时编写公共会议记录，并开放供公众查阅。其他州规定不同。
- NIST：AI 风险管理框架
自愿采用的框架，说明组织如何治理并管理 AI 系统风险。