De una pila de registros
a resultados que los funcionarios puedan aprobar.
Vea cómo un flujo configurado podría ayudar a una entidad pública a comprobar la conservación, preparar una respuesta sobre registros y redactar actas, con fuentes adjuntas y funcionarios que deciden.
Tres tareasQuién decide en cada pasoEnlaces a fuentes publicadas
Siga tres tareas. Cada una muestra una solicitud, una respuesta que explica qué no pudo comprobar y quién decide.
- 01 / Registros y políticasRevise el calendario de conservación.
Mantenga visible cada suspensión de eliminación.Asocie cada serie documental con el calendario de conservación autorizado y mantenga visibles las suspensiones legales de eliminación y las faltas de información para el responsable de registros. - 02 / Solicitudes de registrosEncuentre los registros.
Deje su entrega al personal.Reúna los registros que podrían responder a una solicitud y señale qué debe revisar el personal antes de entregar cualquier contenido. - 03 / Redacción administrativaRedacte el acta.
La secretaría conserva el registro.Convierta el orden del día y las notas de la secretaría en un borrador de acta, dejando en blanco lo que las notas no indiquen.
01 / 03Registros y políticas
Revise el calendario de conservación.
Mantenga visible cada suspensión de eliminación.
Alcance del flujo de trabajo
El trabajo recurrente
El personal de registros compara a mano un inventario con el calendario de conservación. Es fácil pasar por alto una serie bajo suspensión legal de eliminación o sin una regla correspondiente.
Entradas para definir el alcance
- Calendario de conservación autorizado
- Inventario de registros
- Lista de suspensión legal de eliminación
Qué configuraríamos
Un flujo de solo lectura que asocia cada serie con su calendario, aplica la regla indicada y mantiene visibles las suspensiones de eliminación y las series sin correspondencia. El calendario es suyo; el asistente ayuda a relacionar nombres y redactar el resumen.
Entregable, decisión y aceptación
El entregable
Una lista de revisión de series documentales con su regla y estado, y un resumen breve para el responsable de registros.
Su punto de decisión
El responsable de registros decide qué ocurre con cada registro. El asistente no elimina nada, no mueve nada ni marca nada para disposición final.
Cómo lo evaluaríamos para aceptarlo
Contraste cada serie con el calendario y la lista de suspensiones de eliminación, confirme que cada elemento señalado haya llegado al responsable y registre las correcciones junto con el tiempo de preparación.
02 / 03Solicitudes de registros
Encuentre los registros.
Deje su entrega al personal.
Alcance del flujo de trabajo
El trabajo recurrente
El personal busca en varios sistemas para cada solicitud y después lee todos los documentos antes de decidir qué puede entregarse.
Entradas para definir el alcance
- La solicitud
- Fuentes de registros autorizadas
- Las pautas de revisión de su oficina
Qué configuraríamos
Busque en las fuentes que su equipo puede utilizar para responder solicitudes, enumere los registros candidatos con sus fechas y señale lo que defina su oficina, como datos personales de contacto. Puede preparar un borrador de acuse de recibo con su plantilla.
Entregable, decisión y aceptación
El entregable
Una lista de registros potencialmente pertinentes con indicaciones de revisión y un borrador de acuse de recibo.
Su punto de decisión
El responsable de registros decide qué se entrega, qué se oculta y qué se retiene, según sus leyes y procedimientos. El asistente no aplica ninguna excepción legal ni entrega nada.
Cómo lo evaluaríamos para aceptarlo
Abra cada registro enumerado desde su fuente, confirme que los elementos señalados hayan llegado al responsable y registre los cambios que este realice.
03 / 03Redacción administrativa
Redacte el acta.
La secretaría conserva el registro.
Alcance del flujo de trabajo
El trabajo recurrente
Después de cada reunión, la secretaría registra la asistencia, las mociones y los votos a partir de notas; el borrador debe coincidir con lo decidido.
Entradas para definir el alcance
- Orden del día
- Notas de la secretaría
- Plantilla de acta
Qué configuraríamos
Un flujo de redacción con su propia plantilla que ordena asistentes, puntos del orden del día y mociones, utiliza la redacción de las notas y deja espacios en blanco donde las notas no dicen nada.
Entregable, decisión y aceptación
El entregable
Borrador de acta con su plantilla, listo para revisión de la secretaría.
Su punto de decisión
La secretaría contrasta el borrador con las notas y cualquier grabación, lo corrige y lo presenta para aprobación. El órgano aprueba el acta.
Cómo lo evaluaríamos para aceptarlo
Compare cada moción, voto y nombre con las notas; confirme que la secretaría haya completado los espacios en blanco sin adivinar y conserve las notas junto con el acta aprobada.
Sus sistemas actuales
siguen siendo el punto de partida.
Defina el primer flujo en torno a exportaciones autorizadas de su sistema de registros, unidades compartidas y repositorio documental. Los conectores nativos, la escritura en los sistemas y la integración operativa son entregables separados que deben acordarse, no funciones listas para usar que se den por incluidas.
Fuentes
para estas tareas.
Estas fuentes orientan el diseño del flujo de trabajo, las responsabilidades y las preguntas de aceptación. Sus leyes, procedimientos y reglas profesionales determinan qué se aplica, y cada implementación se acuerda y comprueba con su equipo.
- Archivos Nacionales: Gestión de registros federales
Orientación federal. Cómo las entidades establecen los plazos de conservación de los registros públicos, los conservan y llevan a cabo su disposición final.
- Archivos Nacionales: Calendarios generales de conservación de registros
Calendarios federales de conservación. Otorgan autorización de disposición final para registros administrativos comunes.
- FOIA.gov: ¿Qué es FOIA?
Ley federal. Cómo funcionan las solicitudes, excepciones y entrega de información no exenta en registros federales. Las reglas estatales y locales son distintas.
- RCW 42.30.035: Actas de reuniones
Ley estatal. Una norma de un estado exige registrar con prontitud las actas de reuniones públicas y permitir su consulta pública. Las reglas de otros estados son distintas.
- NIST: Marco de gestión de riesgos de IA
Marco voluntario. Cómo pueden las organizaciones gobernar y gestionar los riesgos de los sistemas de IA.
Otros recorridos.
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