D’une pile de dossiers
à un travail que les agents publics peuvent approuver.
Voyez comment un processus configuré pourrait aider un organisme public à vérifier la conservation, préparer une réponse documentaire et rédiger un compte rendu, avec sources jointes et décisions des agents publics.
Trois tâchesUn décideur à chaque étapeLiens vers les sources publiées
Suivez trois tâches. Chacune montre la demande, une réponse indiquant ce qui n’a pas pu être vérifié et le décideur.
- 01 / Archives et politiquesVérifier le calendrier.
Garder chaque gel juridique visible.Rapprocher chaque série du calendrier de conservation approuvé, en gardant les gels juridiques et les lacunes visibles pour le responsable des archives. - 02 / Demandes de documentsRetrouver les documents.
Laisser la communication aux équipes.Réunir les documents susceptibles de répondre à une demande et signaler les points à examiner avant toute communication. - 03 / Rédaction administrativePréparer le compte rendu.
Le greffier conserve le compte rendu.Transformer l’ordre du jour et les notes du greffier en projet de compte rendu, en laissant en blanc ce que les notes ne précisent pas.
01 / 03Archives et politiques
Vérifier le calendrier.
Garder chaque gel juridique visible.
Périmètre du processus
Le travail récurrent
Les équipes d’archives comparent manuellement inventaire et calendrier. Une série soumise à un gel juridique ou sans règle correspondante peut facilement passer inaperçue.
Documents et données à inclure
- Calendrier de conservation approuvé
- Inventaire des archives
- Liste des gels juridiques
Ce que nous configurerions
Un processus en lecture seule qui rapproche chaque série de votre calendrier, applique la règle indiquée et garde les gels juridiques et les séries non rapprochées visibles. Le calendrier vous appartient ; l’assistant aide à rapprocher les noms et rédiger la synthèse.
Livrable, décision et réception
Le livrable
Une liste de séries d’archives avec règle et statut, et une courte synthèse pour le responsable.
Votre point de décision
Le responsable des archives décide du sort de chaque document. L’assistant ne supprime rien, ne déplace rien et ne marque rien pour élimination.
Nos critères de réception
Vérifiez chaque série par rapport au calendrier et à la liste des gels juridiques, confirmez que le responsable a bien reçu chaque élément signalé et consignez les corrections avec le temps de préparation.
02 / 03Demandes de documents
Retrouver les documents.
Laisser la communication aux équipes.
Périmètre du processus
Le travail récurrent
Pour chaque demande, les équipes recherchent dans plusieurs systèmes puis lisent chaque document avant de décider de ce qui peut être communiqué.
Documents et données à inclure
- La demande
- Sources documentaires autorisées
- Les consignes de vérification de votre service
Ce que nous configurerions
Rechercher dans les sources autorisées pour les demandes, lister les documents potentiels avec leur date et signaler les éléments que votre service demande de repérer, tels que les coordonnées personnelles. Un projet d’accusé de réception peut suivre votre modèle.
Livrable, décision et réception
Le livrable
Une liste de documents potentiels avec points à examiner et un projet d’accusé de réception.
Votre point de décision
Le responsable des archives décide de ce qui est communiqué, occulté ou retenu, selon vos lois et procédures. L’assistant n’applique aucune exemption et ne communique rien.
Nos critères de réception
Ouvrez chaque document répertorié depuis sa source, vérifiez que le responsable a bien reçu les éléments signalés et consignez ses modifications.
03 / 03Rédaction administrative
Préparer le compte rendu.
Le greffier conserve le compte rendu.
Périmètre du processus
Le travail récurrent
Après chaque réunion, le greffier consigne les présences, les motions et les votes à partir des notes ; le projet doit correspondre aux décisions prises.
Documents et données à inclure
- Ordre du jour
- Notes du greffier
- Modèle de compte rendu
Ce que nous configurerions
Un processus de rédaction selon votre modèle, qui organise la liste des présents, les points à l’ordre du jour et les motions, reprend les formulations des notes et laisse un blanc là où elles ne disent rien.
Livrable, décision et réception
Le livrable
Projet de compte rendu selon votre modèle, prêt pour vérification par le greffier.
Votre point de décision
Le greffier vérifie le brouillon avec les notes et tout enregistrement, le corrige et le soumet à approbation. L’instance approuve le compte rendu.
Nos critères de réception
Comparez chaque motion, vote et nom avec les notes, confirmez que le greffier a rempli les champs laissés en blanc sans en deviner le contenu, et conservez les notes avec le compte rendu approuvé.
Vos systèmes existants
restent le point de départ.
Définissez le premier processus à partir d’exports autorisés de votre système d’archives, de vos lecteurs partagés et de votre dépôt documentaire. Les connecteurs natifs, l’écriture dans les systèmes sources et l’intégration en production sont des livrables distincts à convenir ; il ne faut pas les considérer comme des fonctions incluses d’emblée.
Sources
de ces tâches.
Ces sources éclairent la conception des processus, les responsabilités et les questions de réception. Vos lois, procédures et règles professionnelles déterminent ce qui s’applique ; chaque déploiement est convenu et vérifié avec votre équipe.
- National Archives : gestion des archives fédérales
Recommandations fédérales. Comment les organismes définissent les règles de conservation des archives publiques, les conservent et les éliminent.
- National Archives : calendriers généraux de conservation
Calendriers fédéraux. Ils autorisent les mesures prévues pour le sort final des archives administratives courantes.
- FOIA.gov : qu’est-ce que la FOIA ?
Loi fédérale. Demandes, exemptions et communication des informations non exemptées des archives fédérales. Les règles locales et des États diffèrent.
- RCW 42.30.035 : comptes rendus de réunions
Loi d’un État. Obligation d’enregistrer rapidement les comptes rendus de réunions publiques et de les rendre consultables par le public. Les règles des autres États diffèrent.
- NIST : cadre de gestion des risques liés à l’IA
Cadre volontaire. Comment les organisations peuvent gouverner et gérer les risques des systèmes d’IA.
Autres parcours.
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Décrivez une tâche récurrente de votre équipe, sans fichiers confidentiels. Nous vous montrerons comment Matrix traite des tâches similaires.
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