D’une pile de documents
à un dossier exploitable par le conseil juridique.
Voyez comment un processus configuré pourrait aider une équipe juridique à relever les dates contractuelles, retrouver des avis et indexer les pièces, avec sources jointes et décisions prises par les avocats.
Trois tâchesUn décideur à chaque étapeLiens vers les sources publiées
Suivez trois tâches. Chacune montre la demande, une réponse indiquant ce qui n’a pas pu être vérifié et le décideur.
- 01 / Vérification contractuelleLister chaque date.
Garder visible l’annexe manquante.Extraire dates et préavis d’un contrat avec leurs clauses et indiquer ce que le dossier ne contient pas. - 02 / Recherche dans les dossiersRetrouver les avis précédents.
Exclure les dossiers restreints.Rechercher les avis précédents du cabinet sur un point de droit, dans les seuls dossiers accessibles à l’avocat. - 03 / Rédaction et pièces du dossierIndexer les pièces.
Le conseil juridique statue sur le secret professionnel.Indexer les documents par date et signaler ceux qui pourraient relever du secret professionnel pour examen juridique.
01 / 03Vérification de contrats
Lister chaque date.
Garder visible l’annexe manquante.
Périmètre du processus
Le travail récurrent
Les avocats lisent les baux ou contrats ligne par ligne pour relever les dates et délais de préavis qui nécessitent un rappel. Une date ou un délai figurant dans une annexe peut facilement passer inaperçu.
Documents et données à inclure
- Contrat signé
- Annexes et avenants
- Votre modèle de calendrier
Ce que nous configurerions
Un processus en lecture seule qui liste chaque date, délai et obligation avec sa clause, et signale les renvois à un document absent du dossier.
Livrable, décision et réception
Le livrable
Un tableau de dates et préavis avec références aux clauses, prêt à vérifier.
Votre point de décision
L’avocat vérifie chaque date dans le contrat et programme les rappels. L’assistant n’interprète rien et ne programme rien.
Nos critères de réception
Reliez chaque entrée à sa clause, confirmez que les annexes manquantes ont été demandées et consignez les corrections avec le temps de préparation.
02 / 03Recherche dans les dossiers
Retrouver les avis précédents.
Exclure les dossiers restreints.
Périmètre du processus
Le travail récurrent
Les avocats interrogent leurs collègues ou parcourent plusieurs dossiers pour retrouver des avis, tandis que certains dossiers doivent rester fermés à certaines équipes.
Documents et données à inclure
- Bibliothèque des dossiers
- Règles d’accès par dossier
- Notes précédentes
Ce que nous configurerions
Rechercher dans les dossiers auxquels chaque demandeur a déjà accès, lister les notes trouvées avec leur dossier et leur année, et préciser que les dossiers restreints ont été exclus. Vos règles d’accès restent la référence.
Livrable, décision et réception
Le livrable
Liste de notes antérieures avec dossier et année, précisant que les dossiers à accès restreint n’ont pas été inclus dans la recherche.
Votre point de décision
L’avocat lit les notes et décide s’il s’appuiera sur elles et de quelle manière. L’accès aux dossiers reste géré par les équipes du cabinet, selon ses propres règles.
Nos critères de réception
Testez avec des utilisateurs aux droits différents, vérifiez que les dossiers restreints n’apparaissent jamais et que chaque note répertoriée s’ouvre depuis sa source.
03 / 03Rédaction et pièces du dossier
Indexer les pièces.
Le conseil juridique statue sur le secret professionnel.
Périmètre du processus
Le travail récurrent
Avant une réponse ou une communication, une équipe indexe manuellement de nombreux documents et signale les points à examiner par le conseil juridique.
Documents et données à inclure
- Ensemble des pièces du dossier
- Protocole de vérification
- Consignes de signalement des pièces potentiellement couvertes par le secret professionnel
Ce que nous configurerions
Un processus qui indexe par date, auteur et type, marque les documents correspondant aux critères de votre protocole, tels que les courriels d’un conseil externe, et liste les fichiers illisibles.
Livrable, décision et réception
Le livrable
Un index documentaire avec les points à examiner par le conseil juridique et la liste des fichiers illisibles.
Votre point de décision
Le conseil juridique décide de ce qui relève du secret professionnel et de ce qui est communiqué. L’assistant ne statue pas sur ce secret et ne communique rien.
Nos critères de réception
Contrôlez un échantillon de l’index avec les documents, confirmez que chaque fichier signalé ou illisible a bien été transmis au conseil juridique et consignez ses modifications.
Vos systèmes existants
restent le point de départ.
Définissez le périmètre du premier processus à partir d’exports autorisés de votre système de gestion documentaire et de vos dossiers. Les connecteurs natifs, l’enregistrement des résultats dans vos systèmes d’origine et l’intégration en production sont des livrables distincts à convenir, et non des fonctionnalités à considérer comme incluses d’emblée.
Sources
de ces tâches.
Ces sources éclairent la conception des processus, les responsabilités et les questions de réception. Vos lois, procédures et règles professionnelles déterminent ce qui s’applique ; chaque déploiement est convenu et vérifié avec votre équipe.
- ABA : avis officiel 512, outils d’intelligence artificielle générative
Recommandations déontologiques. Les devoirs de compétence, de confidentialité, de communication et de supervision des avocats lorsqu’ils utilisent des outils d’IA générative.
- ABA : règle modèle 1.6, confidentialité des informations
Règle modèle. Devoir de prendre des mesures raisonnables pour prévenir la divulgation ou l’accès non autorisés aux informations client. Chaque État adopte ses propres règles.
- Règle fédérale de preuve 502 : secret avocat-client et protection des éléments préparés en vue d’un litige ; limites de la renonciation
Règle fédérale publiée par le Legal Information Institute de Cornell : effets d’une divulgation sur la renonciation au secret professionnel et à la protection des éléments préparés en vue d’un litige.
- NIST : cadre de gestion des risques liés à l’IA
Cadre volontaire. Comment les organisations peuvent gouverner et gérer les risques des systèmes d’IA.
Autres parcours.
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