Choisir une IA sur site pour son cabinet
Commencer par comparer un contrat

Achetez une comparaison bien délimitée, pas la promesse d’examiner tout un dossier. Matrix peut être configuré pour comparer des contrats ; convenez du contrat de référence et de la révision proposée, des formats, des règles applicables du référentiel interne et des champs du livrable. Un relevé des différences ne constitue pas une analyse juridique complète.

Une chronologie du dossier ou un projet Microsoft Word nécessite son propre cadrage. Chaque entrée de la chronologie doit renvoyer à une pièce, en conservant les dates contradictoires. La rédaction et la révision dans Word sont disponibles dans les configurations prises en charge ; confirmez la compatibilité lors du cadrage. Tout projet destiné au client doit être approuvé par l’avocat responsable.

• Nommez le contrat de référence, la révision proposée et les annexes ou avenants autorisés. Consignez qui a approuvé leur utilisation et quelle version fait foi ; un nom de fichier similaire ne justifie pas une substitution.
• Exigez les références aux deux versions, les formulations modifiées et le contexte qui les étaye. Distinguez les dispositions manquantes du texte déplacé et convenez du signalement des correspondances incertaines.
• Pour un travail Word cadré séparément, testez un document autorisé dans la configuration convenue. Comparez la mise en forme et les formulations réécrites à la source ; ne présumez pas que tout document ou toute configuration est pris en charge.

Une référence permet de retrouver un élément de preuve ; elle n’en détermine pas la portée juridique. Une définition, une exclusion ou une annexe manquante peut modifier la lecture d’une clause. Vérifiez le contexte, puis rapprochez le relevé livré de la liste des fichiers autorisés. Fichiers illisibles, pièces absentes et dates contradictoires doivent rester visibles, sans disparaître au profit d’un résultat bien présenté.

• Retrouvez chaque différence dans les deux fichiers. Vérifiez le nom, la version, la clause ou la page et le texte environnant. Un renvoi impossible à suivre reste non résolu, et non vérifié.
• Consultez les définitions, exceptions et annexes citées avant de valider une entrée. Conservez les renvois aux pièces absentes et signalez leur absence ; le contrat principal ne contient pas nécessairement tout.
• Pour une chronologie cadrée séparément, comparez les dates des documents à celles mentionnées dans leur contenu. Conservez les dates contradictoires et les pièces qui les étayent pour la personne chargée de les départager.
• Rapprochez les fichiers autorisés de ceux effectivement lus. Nommez les numérisations illisibles et les documents incomplets, attribuez leur suivi et maintenez ces éléments dans le relevé livré.

Le cabinet détient tous les comptes administrateur et contrôle l’accès aux dossiers. La maintenance se fait sur site, sur invitation, avec des accès qu’il accorde puis retire ; Synexas ne conserve aucun compte. La mise en place et l’assistance courantes ne permettent pas à Synexas de consulter ou recevoir les données de travail ; la démonstration de faisabilité facultative décrite ci-dessous est la seule exception. Les avocats tranchent les questions juridiques, de secret professionnel et de divulgation, et approuvent les projets destinés aux clients. Le déploiement local ne garantit ni le secret professionnel, ni la confidentialité, ni la sécurité, ni la conformité. Matrix est hors ligne par défaut. L’équipe informatique peut autoriser les agents à accéder à des services externes, généralement pour lire et, si la tâche l’exige, pour envoyer des informations. Les requêtes contiennent ce que l’agent envoie. Matrix n’accepte aucune requête provenant de l’extérieur de l’entreprise.

• Testez des comptes approuvés par le cabinet avec différents droits sur les dossiers. Vérifiez que chacun n’ouvre que les fichiers autorisés ; consignez les refus sans révéler de contenu restreint dans les recherches ou synthèses.
• Comparez les listes de comptes et registres de maintenance avant et après une intervention sur site effectuée sur invitation. Nommez les personnes qui accordent les accès, supervisent le travail et confirment leur retrait.
• Faites examiner par l’équipe informatique les règles réseau et les exports des journaux d’audit locaux au regard des événements couverts et de la conservation convenue. Précisez ce qu’un agent enverrait à chaque service externe approuvé et qui autorise la connexion.
• Une démonstration de faisabilité facultative pour un processus sur mesure utilise uniquement les données que vous autorisez, toujours sous accord de confidentialité (NDA). Des données confidentielles peuvent être autorisées ; les données personnelles exigent une base légale que vous confirmez. Choisissez votre site, sur un Matrix apporté par Synexas, ou l’environnement hors ligne de Synexas, puis confirmez leur suppression. C’est la seule exception à l’absence de consultation ou de réception de données de travail par Synexas.

Avant de commencer, convenez du livrable, des critères d’exactitude, de la personne chargée de la revue et de la réponse aux vérifications échouées. Utilisez des fichiers représentatifs autorisés, pas seulement un contrat sans difficulté. Les vérifications ci-dessous préparent un achat ; elles ne sont ni des résultats d’essais réalisés ni un conseil juridique. Demandez une démonstration en décrivant uniquement la tâche ; ne transmettez jamais de données de travail par le formulaire du site.

• Incluez une annexe manquante, un fichier illisible, des dates contradictoires et une clause modifiée dont le sens dépend d’une définition du contexte. Définissez l’exception ou l’action de revue attendue avant de voir le résultat.
• Faites rapprocher le livrable d’un registre des sources vérifié manuellement. Recensez les modifications omises, les différences non étayées et les renvois erronés ; distinguez les erreurs des éléments volontairement exclus.
• Consignez la version du fichier concerné, le résultat initial, la correction du réviseur et le résultat de la nouvelle vérification. Rejouez les cas pertinents après un changement de configuration, sans présumer que la correction reste valable.
• Attribuez à chaque point non résolu un responsable et une prochaine action. Consignez les passages de relais et obtenez l’accord de l’avocat si nécessaire. Écarter les fichiers difficiles ne doit pas produire une liste d’exceptions apparemment vide.