IA en las instalaciones del despacho
Empiece por comparar un contrato

Compre una comparación delimitada, no la promesa de revisar todo un asunto. Matrix puede configurarse para comparar contratos; acuerde el contrato de referencia y la revisión propuesta, los formatos, las reglas aplicables del manual interno y los campos del resultado. Un registro de diferencias no equivale a una revisión jurídica completa.

Una cronología del asunto o un borrador en Microsoft Word necesitan un alcance propio. Cada entrada de la cronología debe enlazar con su documento de origen y conservar las fechas contradictorias. La redacción y revisión dentro de Word están disponibles en los entornos compatibles; confirme esa compatibilidad al definir el alcance. Los abogados responsables deben aprobar cualquier borrador destinado al cliente.

• Identifique por su nombre el contrato base, la revisión propuesta y los anexos o modificaciones autorizados. Registre quién aprobó su uso y qué versión rige; un nombre de archivo parecido no justifica una sustitución.
• Exija referencias a ambas versiones, el texto modificado y el contexto que lo respalda. Distinga las disposiciones ausentes del texto trasladado y acuerde cómo aparecerán las correspondencias dudosas.
• Para tareas en Word con alcance independiente, pruebe un documento autorizado en la configuración acordada. Coteje el formato y el texto reescrito con la fuente; no presuponga compatibilidad con todos los documentos o configuraciones.

Una referencia permite localizar la evidencia; no determina su significado jurídico. Una definición, una exclusión o un anexo ausente pueden cambiar la lectura de una cláusula. Revise el contexto y coteje el registro entregado con la lista de archivos autorizados. Los archivos ilegibles, los adjuntos ausentes y las fechas contradictorias deben seguir visibles, no desaparecer para que el resultado parezca completo.

• Localice cada diferencia en ambos archivos. Verifique el nombre, la versión, la cláusula o página y el texto circundante. Una referencia que no permita llegar a la fuente sigue pendiente, no verificada.
• Consulte las definiciones, excepciones y anexos citados antes de aceptar una entrada. Conserve las referencias a adjuntos ausentes y marque su falta; el contrato principal puede no contenerlo todo.
• En una cronología con alcance independiente, compare las fechas de los documentos con las mencionadas en su contenido. Conserve las fechas contradictorias y los documentos que las respaldan para que resuelva el revisor designado.
• Coteje los archivos autorizados con los que realmente se leyeron. Identifique los escaneados ilegibles y los documentos incompletos, asigne responsables de seguimiento y manténgalos en el registro entregado.

El despacho mantiene todas las cuentas de administrador y controla el acceso a los asuntos. El mantenimiento se realiza en sus instalaciones, por invitación y con permisos que el despacho concede y revoca; Synexas no conserva ninguna cuenta. La configuración y el soporte habituales no permiten a Synexas ver ni recibir datos de trabajo; la prueba opcional descrita abajo es la única excepción. Los abogados deciden las cuestiones jurídicas, de secreto profesional y de divulgación, y aprueban los borradores para clientes. El despliegue local no garantiza el secreto profesional, la confidencialidad, la seguridad ni el cumplimiento normativo. Matrix funciona sin conexión por defecto. TI puede autorizar a los agentes a acceder a servicios externos, normalmente para leer y, cuando la tarea lo requiera, para enviar información. Las solicitudes contienen lo que envía el agente. Matrix no acepta solicitudes de fuera de la empresa.

• Pruebe cuentas aprobadas por el despacho con distintos permisos sobre los asuntos. Compruebe que cada una abre solo archivos autorizados; registre las denegaciones sin revelar contenido restringido en búsquedas o resúmenes.
• Compare las listas de cuentas y los registros de mantenimiento antes y después de una visita presencial por invitación. Identifique quién concede el acceso, supervisa el trabajo y confirma su revocación.
• Pida a TI que contraste las reglas de red y las exportaciones de los registros locales de auditoría con la cobertura de eventos y la conservación acordadas. Precise qué enviaría un agente a cada servicio externo aprobado y quién autoriza la conexión.
• La prueba opcional de un flujo de trabajo a medida utiliza solo datos que usted autorice, siempre bajo un acuerdo de confidencialidad (NDA). Puede autorizar datos confidenciales; los datos personales requieren que confirme una base jurídica. Elija sus instalaciones, con un Matrix que lleve Synexas, o el entorno sin conexión de Synexas, y confirme la eliminación posterior. Esta es la única excepción a que Synexas no vea ni reciba datos de trabajo.

Antes de empezar, acuerde el entregable, los criterios de exactitud, el revisor y la respuesta a las comprobaciones fallidas. Utilice archivos representativos autorizados, no solo un contrato sin incidencias. Las comprobaciones siguientes orientan la compra; no son resultados de pruebas realizadas ni asesoramiento jurídico. Solicite una demostración describiendo únicamente la tarea; nunca envíe datos de trabajo mediante el formulario web.

• Incluya un anexo ausente, un archivo ilegible, fechas contradictorias y una cláusula modificada cuya definición contextual sea relevante. Defina la excepción o revisión esperada en cada caso antes de ver el resultado.
• Pida al revisor que coteje el resultado con un registro de fuentes comprobado manualmente. Dé cuenta de los cambios omitidos, las diferencias sin respaldo y las referencias incorrectas; distinga los errores del material excluido deliberadamente.
• Registre la versión afectada, el resultado original, la corrección del revisor y el resultado de la nueva comprobación. Repita los casos pertinentes tras cambios de configuración; no dé por hecho que una corrección sigue siendo válida.
• Asigne un responsable y una siguiente acción a cada punto pendiente. Registre los traspasos y obtenga la aprobación de los abogados cuando proceda. Descartar archivos difíciles no debe dar lugar a una lista de excepciones aparentemente vacía.