本指南不构成法律意见。
概述
《联邦记录法》依据内容与用途，而非格式，定义联邦记录。根据《美国法典》第 44 编第 3301 条，记录包括联邦机构依法或在处理公共事务时制作或接收的所有已记录信息，不论其形式或特征；这些信息由机构保存或适宜保存，用作美国政府组织、职能、政策、决策、程序、业务或其他活动的证据，或因其中数据的信息价值而保存。
NARA 监督联邦机构记录管理，批准规定保留期限的记录期限表。2026 年 8 月 21 日发布的 NARA AC 11.2026 指导机构档案管理人员将《联邦记录法》应用于 AI 材料。该指引仅涵盖法律规定的记录管理，不制定 AI 治理、电子证据发现、隐私、安全或职业伦理政策。
对 AI 与数据提出哪些要求
记录按内容及用途定义，因此使用 AI 工具生成的信息也可能构成联邦记录；视机构保留期限表而定，包括：
- 记录决策或操作的提示词与输出
- 被传阅或被用作依据的 AI 辅助草稿
- 作为正式会议记录使用的会议摘要
- 符合《联邦记录法》定义的 AI 材料，例如输入、输出、数据、审计轨迹与软件
机构须能按 NARA 批准的保留期限表识别、保存、检索及最终处置这些记录。AC 11.2026 也确认，AI 相关联邦记录仅可依据 NARA 批准的记录期限表处置。
Matrix 如何协助
| 需求 | Matrix 如何协助 |
|---|---|
| 记录留在机构内部 | 提示词、回答与草稿保存在您现场的系统中，不交由供应商存储。 |
| 识别生成的内容 | 本地审计日志记录查询、管理操作与维护；所需事件范围与您的团队约定。 |
| 检索记录 | 团队可以审核、导出审计日志；记录系统集成按要求确认。 |
| 管理保留期限 | 您的团队确定记录保留要求，并就这些要求在所配置的系统中的应用达成约定。 |
| 批准 | 草稿使用前须由指定人员批准。 |
本地部署不能决定哪些内容属于联邦记录，也不能单凭这一点满足记录保留期限表的要求。它为机构提供受控环境，先留存并审核 AI 材料，再按要求将记录转入正式系统。
您仍需承担的责任
- 按保留期限表决定哪些 AI 辅助内容构成记录
- 按要求将记录移入正式记录管理系统
- 执行保留与处置期限表
- 回应记录与信息申请，包括适用时的 FOIA 申请
- 培训员工了解使用 AI 时的记录管理职责
评估 AI 供应商时该问什么
- 提示词与输出存在哪里，保留期限由谁管理？
- 能否将对话与日志导出到我们的记录系统？
- 供应商是否保留我们必须向其索取的副本？
- 能按用户、日期与主题搜索记录吗？
更多公开来源
- 联邦保留期限表美国国家档案馆：通用记录保留期限表
- 联邦法律FOIA.gov：什么是 FOIA？