Ce guide ne constitue pas un avis juridique.
De quoi s’agit-il ?
Le Federal Records Act définit les archives fédérales selon leur contenu et leur utilisation, pas leur format. Selon 44 U.S.C. 3301, les archives comprennent toute information enregistrée, quelle qu’en soit la forme ou la nature, créée ou reçue par un organisme fédéral en vertu du droit fédéral ou dans l’exercice des affaires publiques, et conservée ou à conserver par cet organisme comme preuve de l’organisation, des fonctions, politiques, décisions, procédures, opérations ou autres activités du gouvernement des États-Unis, ou pour la valeur informative des données qu’elle contient.
NARA supervise la gestion des archives fédérales et approuve les calendriers de conservation. NARA AC 11.2026, datée du 21 août 2026, guide les responsables sur l’application du Federal Records Act aux contenus IA. Elle précise ne couvrir que la gestion des archives au titre du FRA, sans définir les politiques de gouvernance IA, de recherche de preuves électroniques, de confidentialité, de sécurité ou d’éthique.
Ses exigences pour l’IA et les données
Les archives étant définies par leur contenu et leur utilisation, les informations créées avec un outil d’IA peuvent constituer une archive fédérale, notamment, selon les calendriers de l’organisme :
- Requêtes et résultats documentant une décision ou une action
- Brouillons assistés par IA diffusés ou utilisés comme référence
- Synthèses de réunions faisant office de compte rendu officiel
- Contenus IA tels qu’entrées, sorties, données, pistes d’audit et logiciels répondant à la définition du Federal Records Act
Les organismes doivent pouvoir identifier, conserver, retrouver et finalement éliminer ces archives selon des calendriers approuvés par NARA. AC 11.2026 confirme aussi que les archives fédérales liées à l’IA ne peuvent être éliminées que selon un calendrier approuvé par NARA.
L’apport de Matrix
| Besoin | L’apport de Matrix |
|---|---|
| Conserver les archives au sein de l’organisme | Requêtes, réponses et brouillons sont stockés sur le système dans vos locaux, pas chez un fournisseur. |
| Identifier ce qui a été créé | Les journaux d’audit locaux enregistrent les requêtes, l’administration et la maintenance ; les événements requis sont convenus avec votre équipe. |
| Retrouver les archives | Votre équipe peut consulter et exporter les journaux d’audit ; les intégrations aux systèmes d’archivage sont confirmées selon vos exigences. |
| Maîtriser la conservation | Votre équipe définit les exigences de conservation convenues pour le système configuré. |
| Approbation | Les brouillons attendent l’approbation d’une personne désignée avant utilisation. |
Un déploiement local ne détermine pas ce qui constitue une archive fédérale et ne satisfait pas à lui seul un calendrier de conservation. Il offre à l’organisme un environnement maîtrisé pour recueillir et examiner les contenus IA avant transfert des archives requises vers les systèmes officiels.
Ce qui reste à votre charge
- Déterminer quels contenus assistés par IA constituent des archives selon vos calendriers
- Transférer les archives vers votre système officiel d’archivage lorsque cela est exigé
- Appliquer les calendriers de conservation et de sort final
- Répondre aux demandes de documents et d’informations, dont les demandes FOIA lorsque cela s’applique
- Former le personnel aux obligations d’archivage lors de l’utilisation de l’IA
Questions à poser à tout fournisseur d’IA
- Où les requêtes et résultats sont-ils stockés, et qui maîtrise leur conservation ?
- Pouvons-nous exporter conversations et journaux vers notre système d’archivage ?
- Le fournisseur conserve-t-il des copies que nous devrions lui demander ?
- Pouvons-nous rechercher les documents par utilisateur, date et sujet ?
Autres sources publiques
- Calendriers fédérauxNational Archives : calendriers généraux de conservation
- Loi fédéraleFOIA.gov : qu’est-ce que la FOIA ?