Esta guía no constituye asesoría jurídica.
Qué es
La Ley Federal de Registros define los registros federales por su contenido y uso, no por su formato. Según 44 U.S.C. 3301, abarcan toda información registrada, sin importar su forma o características, que una agencia federal elabore o reciba conforme a la ley federal o en asuntos públicos, y que dicha agencia conserve o cuya conservación resulte adecuada como evidencia de la organización, funciones, políticas, decisiones, procedimientos, operaciones u otras actividades del Gobierno de Estados Unidos, o por el valor informativo de los datos que contiene.
NARA supervisa la gestión de registros en las entidades federales y autoriza los calendarios que establecen cuánto tiempo se conservan. NARA AC 11.2026, del 21 de agosto de 2026, orienta a los responsables de registros sobre la aplicación de la Ley Federal de Registros a materiales de IA. Aclara que solo abarca la gestión de registros conforme a la FRA y no establece políticas de gobernanza de IA, descubrimiento electrónico de pruebas, privacidad, seguridad ni ética.
Qué pide respecto a IA y datos
Como los registros se definen por contenido y uso, la información creada con una herramienta de IA puede ser un registro federal. Según los calendarios de conservación de la entidad, esto puede incluir:
- Instrucciones y resultados que documentan una decisión o acción
- Borradores asistidos por IA que se distribuyen o se utilizan como referencia
- Resúmenes de reuniones que sirven como registro de la reunión
- Materiales de IA, como entradas, resultados, datos, trazas de auditoría y software, cuando cumplen la definición de la Ley Federal de Registros
Las entidades deben poder identificar, conservar y recuperar estos registros y, en su momento, proceder a su disposición final según calendarios autorizados por NARA. AC 11.2026 también confirma que solo pueden proceder a la disposición final de registros federales relacionados con IA conforme a un calendario de conservación autorizado por NARA.
Cómo ayuda Matrix
| Necesidad | Cómo ayuda Matrix |
|---|---|
| Mantenga los registros dentro de la entidad | Las instrucciones, respuestas y borradores se almacenan en el sistema de sus instalaciones, no en los sistemas de un proveedor. |
| Identifique qué se creó | Los registros locales de auditoría documentan consultas, administración y mantenimiento; el alcance de los eventos necesarios se acuerda con su equipo. |
| Recupere los registros | Su equipo puede revisar y exportar registros de auditoría; las integraciones con sistemas de registros se confirman según sus requisitos. |
| Controle la conservación | Su equipo define los requisitos de conservación, que se acuerdan para el sistema configurado. |
| Aprobación | Los borradores esperan la aprobación de una persona designada antes de utilizarse. |
La implementación local no determina qué es un registro federal ni cumple por sí sola un calendario de conservación. Ofrece a la entidad un entorno controlado donde registrar y revisar materiales de IA antes de trasladar los registros necesarios a los sistemas oficiales.
Qué sigue a su cargo
- Decidir qué contenido asistido por IA es un registro según sus calendarios de conservación
- Trasladar los registros a su sistema oficial de gestión de registros cuando sea necesario
- Aplicar calendarios de conservación y disposición final
- Responder solicitudes de registros e información, incluidas solicitudes FOIA cuando corresponda
- Capacitar al personal sobre sus deberes de gestión de registros al utilizar IA
Preguntas para cualquier proveedor de IA
- ¿Dónde se almacenan las instrucciones y los resultados, y quién controla su conservación?
- ¿Podemos exportar conversaciones y registros de actividad a nuestro sistema de registros?
- ¿El proveedor conserva copias que tendríamos que solicitar?
- ¿Podemos buscar registros por usuario, fecha y asunto?
Más fuentes públicas
- Calendarios federales de conservaciónArchivos Nacionales: Calendarios generales de conservación de registros
- Ley federalFOIA.gov: ¿Qué es FOIA?