Bu qo‘llanma yuridik maslahat emas.
Bu nima
Federal hujjatlar to‘g‘risidagi qonun federal hujjatlarni formatiga emas, mazmuni va foydalanilishiga qarab belgilaydi. 44 U.S.C. 3301 bo‘yicha hujjatlarga shakli yoki xususiyatidan qat’i nazar, federal idora federal qonun yoki davlat faoliyati doirasida yaratgan yoki olgan, AQSH hukumatining tuzilishi, vazifalari, siyosatlari, qarorlari, tartiblari, amallari yoki boshqa faoliyatining dalili sifatida yoxud tarkibidagi ma’lumotning axborot qiymati tufayli shu idora tomonidan saqlangan yoki saqlanishi maqsadga muvofiq bo‘lgan barcha qayd etilgan axborot kiradi.
NARA federal idoralarda hujjat boshqaruvini nazorat qiladi va hujjatlarni qancha muddat saqlashni belgilovchi jadvallarni tasdiqlaydi. 2026-yil 21-avgustdagi NARA AC 11.2026 hujjatlar bo‘yicha mas’ullarga Federal hujjatlar to‘g‘risidagi qonunni AI materiallariga qo‘llashni tushuntiradi. Ko‘rsatma faqat FRA doirasidagi hujjat boshqaruviga tegishli; AI boshqaruvi, elektron dalil izlash, maxfiylik, xavfsizlik yoki etika siyosatini belgilamaydi.
AI va ma’lumotlarga qanday talablar qo‘yadi
Hujjatlar mazmuni va foydalanilishiga ko‘ra belgilangani uchun AI vositasi yordamida yaratilgan axborot ham federal hujjat bo‘lishi mumkin. Idoraning saqlash jadvallariga qarab, bunga quyidagilar kirishi mumkin:
- Qaror yoki amalni hujjatlashtiradigan so‘rov va natijalar
- AI yordamida tayyorlangan, tarqatiladigan yoki asos sifatida foydalaniladigan qoralamalar
- Yig‘ilishning rasmiy qaydi bo‘lib xizmat qiladigan xulosalar
- Federal hujjatlar to‘g‘risidagi qonundagi ta’rifga mos keladigan AIga oid materiallar, masalan, kiritilgan ma’lumotlar, natijalar, ma’lumotlar, audit izlari va dasturiy ta’minot
Idoralar bu hujjatlarni NARA tasdiqlagan jadval bo‘yicha aniqlash, saqlash, topish va oxirida chiqarib tashlay olishi kerak. AC 11.2026 ham AIga oid federal hujjatlarni faqat NARA tasdiqlagan jadval asosida yo‘q qilish mumkinligini tasdiqlaydi.
Matrix qanday yordam beradi
| Ehtiyoj | Matrix qanday yordam beradi |
|---|---|
| Hujjatlar idora ichida qolsin | So‘rovlar, javoblar va qoralamalar provayderda emas, tashkilotingiz hududidagi tizimda saqlanadi. |
| Nima yaratilganini aniqlang | Mahalliy audit jurnallari so‘rovlar, boshqaruv va texnik xizmatni qayd etadi; zarur hodisalar qamrovi jamoangiz bilan kelishiladi. |
| Hujjatlarni topish | Jamoangiz audit jurnallarini tekshirishi va eksport qilishi mumkin; hujjat yuritish tizimi bilan integratsiyalar talablaringizga muvofiq tasdiqlanadi. |
| Saqlashni boshqarish | Jamoangiz saqlash talablarini belgilaydi; ular sozlangan tizim uchun kelishiladi. |
| Tasdiqlash | Qoralamalar foydalanishdan oldin belgilangan shaxs tasdig‘ini kutadi. |
Mahalliy joylashtirish federal hujjat nima ekanini belgilamaydi va saqlash jadvali talablarini o‘z-o‘zidan bajarmaydi. U idoraga talab etiladigan hujjatlarni rasmiy tizimlarga ko‘chirishdan oldin AI materiallarini qayd etish va tekshirish uchun nazorat qilinadigan muhit beradi.
Sizning zimmangizda qoladigan vazifalar
- Saqlash jadvallaringizga ko‘ra AI yordamida yaratilgan materiallardan qaysilari hujjat hisoblanishini belgilash
- Talab etilgan hollarda hujjatlarni rasmiy hujjat yuritish tizimingizga ko‘chirish
- Hujjatlarni saqlash va ularning keyingi taqdirini belgilovchi jadvallarni qo‘llash
- Hujjatlar va axborot so‘rovlariga, jumladan FOIA qo‘llanadigan hollarda ushbu qonun bo‘yicha so‘rovlarga javob berish
- AIdan foydalanishda hujjatlar bilan ishlash bo‘yicha vazifalarni xodimlarga o‘rgatish
Har qanday AI yetkazib beruvchisiga savollar
- So‘rov va natijalar qayerda saqlanadi, saqlash muddatini kim boshqaradi?
- Suhbat va jurnallarni hujjat tizimimizga eksport qila olamizmi?
- Yetkazib beruvchi biz so‘rashimiz kerak bo‘ladigan nusxalarni saqlaydimi?
- Qaydlarni foydalanuvchi, sana va mavzu bo‘yicha qidira olamizmi?
Qo‘shimcha ochiq manbalar
- Federal saqlash jadvallariMilliy arxivlar: Hujjatlarni saqlashning umumiy jadvallari
- Federal qonunFOIA.gov: FOIA nima?